Wie man effektive Meetings gestaltet: Tipps von der BG ETEM
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Meetings sind aus dem Arbeitsalltag nicht wegzudenken, aber allzu oft fühlen sie sich eher wie Zeitverschwendung an, anstatt produktiv zu sein. Die BG ETEM (Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse) bietet wertvolle Ratschläge, wie man Besprechungen effektiver gestalten kann, um Zeit und Energie zu sparen.

In Besprechungsräumen oder virtuellen Konferenzräumen sind Meetings omnipräsent. Doch häufig erleben die Teilnehmer:innen das Gefühl, dass sie mehr Kosten als Nutzen bringen. Dies liegt oft daran, dass die Ziele unklar sind, Ablenkungen die Konzentration mindern und die investierte Zeit als verlorene Ressource betrachtet wird. Dies kann zu Stress und Frustration führen.

Die BG ETEM empfiehlt, regelmäßig die Anzahl und den Ablauf von Meetings zu überprüfen und zu optimieren. Hier sind einige praktische Tipps, um sowohl physische als auch virtuelle Meetings effektiver zu gestalten:

  1. Notwendigkeit hinterfragen: Stellen Sie sich die Frage, ob ein Meeting wirklich unerlässlich ist oder ob Informationen auch über andere Kanäle, wie z.B. E-Mails, kommuniziert werden können. Oft sind ausgedehnte Meetings gar nicht erforderlich, und viele Punkte können schriftlich festgehalten werden.
  2. Ziele definieren: Klare Ziele und eine detaillierte Agenda sind entscheidend für den Erfolg eines Meetings. Vorab-Informationen helfen den Teilnehmenden, sich vorzubereiten und fördern eine effiziente Diskussion während des Meetings.
  3. Gezielt einladen: Laden Sie nur die Personen ein, die aktiv zum Thema beitragen können. Überlegen Sie genau, wer benötigt wird, um Entscheidungen zu treffen oder Informationen bereitzustellen. Zu viele Teilnehmer:innen können zu ineffektiven Diskussionen führen.
  4. Ablauf planen: Ein strukturierter Zeitplan und eine klare Moderation sind essenziell für ein effizientes Meeting. Achten Sie darauf, dass das Meeting pünktlich beginnt und endet, um Zeitverschwendung zu vermeiden.
  5. Ergebnisse dokumentieren, Aufträge verteilen: Halten Sie die Ergebnisse des Meetings schriftlich fest und weisen Sie konkrete Aufgaben zu. Dadurch wird sichergestellt, dass Besprochenes nicht in Vergessenheit gerät und die vereinbarten Maßnahmen umgesetzt werden.

Die BG ETEM bietet darüber hinaus eine Vielzahl von Ressourcen und Informationen zum Thema Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz. Ihr Podcast „Ganz sicher“ widmet sich aktuellen Themen rund um Sicherheit am Arbeitsplatz und kann auf verschiedenen Plattformen gehört werden.

Wie effektiv laufen Meetings bei Ihnen ab? Wir freuen uns auf Ihr Feedback!